個人情報の紛失に注意

By オフィスを変えましょう|9月 1, 2015|注意点|

以前勤めていた保険代理店でのことです。200名ほどの社員のいるその会社は、年に数回組織変更があったため、その都度、席替えや同じ建物の別フロアへの移転、または別の建物への移転がありました。

初めのうちは頻繁にあるため驚いていましたが、そのうち、またかという思いで慣れていきました。

オフィス移転が決まるとその段取りはとても慣れたものでした。事前に移転前と移転後の図面が全員に配られ、全員に動く位置を把握させます。
そして、当日のデスクやキャビネットの移動は引っ越し作業屋さんが行ってくれるので、その前準備として、デスクトップパソコンの梱包の仕方や、電話機の電話線についての案内の徹底が行われます。

初めての方については講習もあるほどです。一人ひとり番号が振られ、自分自身の机やいす、ごみ箱、引出、パソコンに張り付けていきます。またこの会社はお客様との電話やり取りが多い会社のため、引っ越し作業を行う当日は、準備と合わせて電話対応の当番も組まれます。オフィス移転があるからと、接客時間を変更することはありませんでした。

ただ、過去の引っ越しで失敗がありました。それは、お客様の契約書類を移転の際に紛失してしまったことです。この失敗があるため、その後の移転では、あらかじめ1週間前から、すぐに必要としない個人情報を含む書類関係は、移転前に一旦倉庫会社に預けるというルールが定められました。

費用はかかりますが、個人情報の紛失だけは避けなければならないと、ルールが徹底されました。このルールが導入されてからの個人情報の紛失はありませんでした。
オフィス移転に慣れるのはよいのですが、その前に、ころころ変わる組織体制をなんとかしてほしいと思いました。